Tengo un conocido muy cercano, que día sí, día también “pierde” un archivo en su ordenador.

¿Te ha pasado alguna vez a ti?

No solo se trata de perder un archivo, sino mucho tiempo para buscarlo, yendo de carpeta en carpeta, hasta dar con él o no…

Seguro que sabes de lo que te estoy hablando.

¿Tú, perteneces a este grupo?

Perder archivos en el escritorio desordenadoA veces las prisas, o el no saber muy bien cómo afecta este desorden a tu trabajo, hace que tires por la más fácil.

Lo dejo aquí apoyado en el escritorio, y lo tengo a mano cuando lo necesito.

 

¿Te gusta ver todo el escritorio de tu ordenador tapado de documentos, carpetas, herramientas varias de trabajo?

¿Crees que resulta práctica esta forma de trabajo?

Te cuento que cuantas más cosas tengas en el escritorio del ordenador, más tarda éste en terminar de abrir y estar listo para tus órdenes.

Además puedes considerar todos esos archivos en peligro de extinción, hay muchos virus que empiezan por atacar lo que está en el escritorio.

¿O quizá te encuentres en este otro perfil?

Guardar archivos en el ordenadorCreas tantas carpetas, carpetitas, subcarpetas que el orden te termina jugando una mala pasada.

Cada vez que quieres guardar un archivo, tienes que dar más de 10 clicks, para encontrar la carpeta adecuada

Y el mismo proceso encontrar el archivo en su carpeta y abrirlo

Ya está bien ¿no?, toma cartas en el asunto

Te voy a dar unos sencillos consejos que a mi me funcionan, para conseguir un uso más eficiente del ordenador y tu tiempo.

El escritorio limpio, en él,  solo lo que más uses, en todo caso un acceso directo a tus archivos más usados.

Para eso primero tendrás que pensar en una forma, que a ti te resulte lógica, fácil de recordar y utilizar para el orden de tus archivos.

Yo te recomiendo que guardes en una carpeta lo que ya no usas todos los días, y lo tengas separado de lo diario.

Digamos una carpeta tipo trastero.

Carpetas OrdenadasPero no todo tirado y desordenado, sino en bonitas estanterías (carpetas), con cajas etiquetadas (subcarpetas), por si algún día necesitas rescatar algo que guardaste (documentos, archivos)

En tu carpeta de lo más usado, también tendrás que tener elementos de orden en casa, para tener todo organizado, como a ti te resulte ideal.

 

Otra cosa que te recomiendo es que no crees tanta carpeta, dentro de carpeta, dentro de carpeta, dentro de carpeta.

Cuando las creas te parece una gran idea, pero pasado un par de días ya no resulta tan claro..

Windows trae por defecto unas carpetas que se denominan Documentos, Imágenes, Música, Videos.

Y es allí donde va guardando de acuerdo a cada tipo de archivo, salvo que le indiques otra cosa.

Pero claro por ejemplo en la carpeta Imágenes, si tienes un popurrí de vacaciones, cumpleaños, fotos divertidas que te envían, imágenes de tus hijos, perro, gato etc… no resulta ser lo mejor ¿no?.

Pues allí si crear unas carpetitas dentro de la carpeta Imágenes te ayudará mucho.

Si son varias personas usando el mismo ordenador, la primera gran carpeta de cada uno podría ser el nombre de esa persona o personita.

Y luego dentro ya cada uno con su estilo.

Se puede poner en el escritorio como decía un acceso directo.

¿Qué es un acceso directo?

Acceso DirectoEs un vínculo, que te lleva hasta el archivo al que quieras acceder, se identifica por una flecha curvada al pie del objeto.

Esto te permite tener en el escritorio, por ejemplo una forma rápida de acceder a la información que más uses, sin tener todas los megas de esos archivos en tu escritorio

¿Cómo crear el acceso directo?

Te dejo aquí una guía de Microsoft para crear accesos directos

La hora del bautizo

Los nombres de los archivos, mejor cortos.

Pero lo más importante es que con leer el nombre sepas de qué se trata el contenido.

Eso de guardar documento 1, documento 2 ó asdfgh, etc., no te sirve, para poder enterarte de lo que contiene el archivo lo tendrás  que abrir.

O bien habilitar la vista previa de tu explorador de archivos.

Mejor nombrarlos bien según tu regla nemotécnica.

Plan B: cuando todo el orden falla

Bien, ya seguiste todos los consejos.

Hiciste orden, limpieza, bautizaste miles de carpetas y archivos.

Y no encuentras el maldito documento..

¿No era que con todo esto se me acababan los problemas?

Bueno aún quedan los imponderables, como:

  • Haber guardado un archivo en una carpeta por error,
  • Sin darte cuenta arrastraste con el ratón un archivo a otra carpeta.
  • Cuando fuiste a cerrar el archivo diste un click de más y te lo guardó en la última carpeta que estabas trabajando (que por supuesto no sabes cuál es).
  • O … puedes agregar aquí lo que quieras..

Siempre pueden surgir problemas

Te recomiendo que aprendas a utilizar las herramientas de búsqueda

El explorador de archivos, tiene en la barra superior a la derecha, un cuadro para las búsquedas, muy práctico y sencillo de usar.

A medida que escribas posibles nombres, o posibles frases del contenido (lo que te acuerdes) te traerá opciones de posibles documentos que estés buscando.

También puedes usar la fecha de creación, para localizar tu archivo perdido luego bastará pinchar sobre el mismo y cambiarle el nombre, o ubicarlo en su lugar.

Hora de hacer limpieza de primavera

Limpieza de archivos en el ordenadorEs bueno de tanto en tanto, hacer un poco de limpieza, desechando los documentos  que ya sabemos a ciencia cierta que no necesitaremos.

Si no lo tienes claro, yo uso el siguiente truco, pongo esos archivos en una carpeta, la llamo por ejemplo A-ver-que-pasa.

Si pasado xx tiempo no necesité nada de esa carpeta, ya puedo deshacerme de estos archivos.

No uses la Papelera de Reciclaje para este fín, porque  por error puedes borrar estos  archivos,  si decides vaciar el contenido de la papelera

Usa técnica de las 5 eses, creada por los Japoneses (ja!)

Son las iniciales de 5 palabras en Japonés. Si quieres averiguar más aquí te dejo el enlace a la Wikipedia

Si bien esto es usado en empresas como sistema de gestión de calidad, productividad, etc., viene muy a cuento

  • Separar innecesarios  Seiri
  • Situar los necesarios  Seiton
  • Suprimir suciedad      Seisō
  • Señalizar anomalías   Seiketsu
  • Seguir mejorando       Shitsuke

¿Y por tu casa (ordenador), qué tal?

Cuáles son tus técnicas para archivar información.

Se te han perdido muchos archivos.

Cuéntamelo en los comentarios.

 

PD: Gracias a Juan (mi marido),  por inspirarme para escribir este post!  🙂

 

 

 

 

 

Soy una persona emprendedora, creativa, comunicativa, "incansable aprendedora". Me especializo en la enseñanza de nuevas tecnologías de forma práctica y sencilla. Me gusta enseñar pero más me gusta el ver a mis alumnos aprender.

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