Google Calendar mi agenda preferida

 

¿Hay días en que el tiempo corre más de prisa que otros?

¿Hay días que tienen menos de 24hs?

O.

¿Hay días que necesitas más de 24hs?

El tiempo es uno de los bienes más preciados y muchas veces de los más escasos.

Además, el tiempo que te falta siempre es el que utilizarías para el ocio, la familia, el descanso.

Ese tiempo de calidad que te recarga las pilas para poder afrontar otro día de trabajo y esfuerzo por cumplir tus sueños.

Si no controlas esos tiempos terminas el día con estrés, insatisfacción, con enojo y mal sabor de boca.

Lo que te cuento es mi propia experiencia, yo sufría todos estos problemas (aún tengo días en que recaigo 😉  ejem…)

Pero en este artículo te voy a contar

 

¿Por qué utilizar Google Calendar para conseguir organizar tu tiempo?

 

Si, ya sabes todo lo que te cuento tiene que ver con alguna herramienta tecnológica.

Pero en este caso además de tecnología hay un punto muy grande de tu propia mentalidad.

Antes de utilizar una agenda como Google Calendar te voy a contar algunos trucos que me han ayudado a mejorar mi productividad y a organizar mis tiempos.

#1 Pon en orden el desorden

Para poder encontrar soluciones antes hay que encontrar los problemas.

Identifica las tareas que más tiempo te consumen.

Cuando las tengas, fíjate si es posible cambiar algo y toma la decisión de hacerlo.

De nada valen las estrategias, programaciones ni las herramientas que utilices para planificar tu día, si no cumples este primer paso.

#2 Enumera tus actividades.

Haz una lista de todas estas tareas, si, mejor escribirlas….

Revisa de cada tarea que anotaste, las pequeñas tareas que implican, para poder calcular bien los tiempos necesarios.

Ordena estas tareas en sus horas, calcula los tiempos y deja un colchocito para imprevistos, urgencias, distracciones etc…. Es decir, deja espacios para fluir sin agobios.

Agrega a tu planing los eventos familiares importantes, cumpleaños, reuniones, celebraciones, etc.

A esta altura ya puedo recomendarte utilizar la lista de tareas de Google Calendar.

#3 Pasa todas las actividades y sus horarios en una agenda

Con todo los previo ya puedes empezar a colocar en un Calendario la tareas en sus días y horas, para que esto deje de ser una lista y empiece a tener forma de tabla horaria

Ten en cuenta que no debes tener todo perfectamente atado, los planes cambian, sobre todo si dependes de otras personas. Pero esto no es ningún problema, podrás reacomodar todo fácilmente si utilizar una agenda como Calendar.

Este ejercicio, te permitirá ver la realidad de tus horarios, si vas reajustando con el paso de las semanas, verás los puntos flacos de tu plan.

Reconocerás en qué “se van las horas”, para poder conseguir los momentos de calidad que tanto necesitas.

#4 Controla tu agenda

Utilizando Google Calendar, podrás ver en un momento las actividades que tienes programadas organizándolas por días, semana o mes.

Utilizando un  código de colores puedes identificar en un vistazo las tareas, personales, laborales, citas médica, lo urgente, etc..

Google Calendar funciona tanto en ordenadores, como en dispositivos móviles, lo que facilita tener tu agenda a mano siempre.

Cuando tengas algo que cambiar, lo puedes hacer en cualquiera de tus dispositivos y se sincronizará en el momento.

#5 No mezcles las citas con las tareas

Yo utilizo las listas cuando lo que tengo que hacer no tiene ni fecha ni hora.

No anoto estas actividades en un horario de la agenda para no ocupar mis horas de manera irreal.

El llevar listas de tareas te permite ir dando por cumplidas las mismas para luego filtrar las listas por vencimientos o por tareas cumplidas o no cumplidas.

Puedo crear diferentes listas para ordenar las tareas en cada una por ej. Por temáticas (casa, trabajo, ocio),   proyectos (proyecto1, proyecto2..) etc..

 

Mis funcionalidades favoritas de Google Calendar

 

  • El poder crear varios calendarios. Uno por alumno por ejemplo, uno para temas personales, uno con las actividades de familia etc..
  • La funcionalidad de varios calendarios, me permite ver el conjunto de calendarios, ir eliminando algunos de la visualización o solo ver uno es especial.
  • El poder compartir mi calendario con los alumnos de manera individualizada.
  • Agregar detalles a las citas, de esta forma controlo lo que hemos realizado en cada clase.
  • Las consultas que se pueden realizar con diferentes formatos.
  • El poder seleccionar por medio de la búsqueda algunas citas en particular, me facilita el control de tiempos dedicados a cada proyecto, alumnos, etc…
  • Programar  recordatorios de agenda para tener en mi mail todas las mañanas la agenda completa del día.
  • Crear eventos repetitivos, como ser las clases para un determinado alumno por ejemplo
    • Clases a Magda los martes y jueves de 10 a 12 repitiendo este evento 10 veces.
  • Reprogramar fácilmente los eventos repetitivos, es decir sin tener que ir a uno por uno para modificar cualquier detalle.

Te invito a leer este post donde te explicaba detalladamente cómo usar Google Calendar como tu agenda.

Ahora te dejo

Los trucos que me funcionan para programar mi tiempo

Usar Google Calendar

 

¿Y tú qué herramientas utilizas para planificar el tiempo?

¿Te gusta Google Calendar?

¿Prefieres otras?

Espero tus comentarios

 

andreacollazo

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